Formulario de derivación del Equipo Regional
Tratando de responder a posibles necesidades prácticas, se me ha ocurrido que el documento actualmente vigente de solicitud de colaboración al Equipo Regional de Atención al ACNEAE podría ser un buen ejemplo de utilidad del uso de OOo Basic.
El documento lleva por título DEMANDA DE COLABORACIÓN AL EQUIPO REGIONAL DE ATENCIÓN AL ACNEAE, es accesible desde la web del Equipo y tiene una pretendida funcionalidad de facilitación de la comunicación entre el ER y el resto de los SEO del Principado de Asturias.
Su formato (documento Word) es de un formulario teóricamente pensado para uso tanto manual (documento impreso y cumplimentado a posteriori) como (posiblemente como forma prioritaria) para ser cumplimentado mediante el propio programa MS-Office (Word).
En su momento ya analicé la ambigüedad de este tipo de formatos y los errores de diseño en que se suelen incurrir. El documento del ER no es, en esto, una excepción, ya que se incurre en formulaciones mixtas que terminan complicando más que facilitando el uso del mismo. Ejemplo de ello, lo que muestra esta captura:
- Junto con un impecable uso de tablas para facilitar la estructuración del contenido, esta composición está correctamente diseñada para usar el documento en formato papel pero no para ser cumplimentado mediante el procesador de texto: las casillas de selección/verificación no son accesibles desde Word.
- Ejemplos de este tipo de errores no es que sean especialmente abundantes en el documento, pero por la escasa frecuencia de este tipo de formulaciones (tres ítem), ya no hay ocasión en la que se pueda cometer este error que no se produzca, lo que es coherente con la previsión de un uso manual del documento.
- No obstante, también hay ítem que parecen pensados para utilizar el procesador de texto, como los dos primeros de la segunda página, ya que no parece razonable pensar que el espacio reservado sea suficiente si los cubrimos a mano.
Veamos ahora un ejemplo de uso incoherente de tablas, que también los hay:
- Otra vez nos encontramos con un diseño aparentemente pensado para ser usado manualmente, ya que el uso mediante Word no se ve facilitado ni en el dimensionamiento de los espacios de respuesta ni en los desplazamientos.
- Por un lado se desperdicia espacio y por otro no se aprovechan las ventajas del uso de las tablas (desplazamiento mediante tabulador), lo que favorece que se desbarajuste el documento si se trabaja con el procesador de textos.
En resumen, este documento de derivación parece no haber sido repensado en términos de informatización de los procesos de comunicación entre Servicios, heredando formulaciones propias del uso manual que tuvo en su tiempo este tipo de materiales. Esto no facilita precisamente el logro de la finalidad que se pretende con él, ya que dificulta su manejo por parte de todos los profesionales que lo utilizan, incluyendo a los propios componentes del ER-ACNEAE.
Aunque no es el principal objetivo de esta entrada, como previo a éste, me considero obligado a ofrecer una opción que considero sí puede ser funcional para usar en soporte digital. Después crearé una alternativa pensada mediante OOo Basic.
El primer resultado de esta propuesta de modificación es este documento-base que, como se ve, lo que hace es redefinir la formulación original empleando sistemáticamente el formato tablas. De este modo, el documento, que se presenta dividido en tres partes (al igual que el original), se puede cumplimentar usando el procesador de texto sin más requisito que pasar de celda mediante el tabulador.
Dado que se pretende cumplimentar con el procesador de texto, los espacios reservados para las respuestas se ajustan al contenido sin ningún tipo de previsión al respecto, por lo que la apariencia del documento-base es una mera aproximación a lo que resulte de su uso en la práctica. No obstante, es posible que no se produzcan cambios significativo al respecto.
En este enlace te dejo copia al [documento-base] en formato .odt (LO-Writer). Recuerda que tienes que descargarlo y guardarlo en tu ordenador, pero también que tienes que tener instalado el [software Libre Office].
En buena lógica, el siguiente paso sería convertir el documento-base anterior en un formulario, lo que supone utilizar los controles propios de esta interfaz y su posterior conversión en un formulario .pdf (esta recomendable). Si alguien lo considera conveniente y lo solicita, no tengo ningún inconveniente en realizar una propuesta de este tipo, pero no es lo que entra dentro de mis planes en este momento, así que me ahorraré un trabajo que, no obstante, considero puede ser de interés.
Lo que sí me voy a plantear es utilizar algunos de los recursos disponibles desde la funcionalidad Grabar macro y/o OOo Basic para desarrollar una alternativa al uso del documento-base anterior. Para ello es conveniente analizar su naturaleza, ya que las alternativas disponibles son diversas y su idoneidad puede estar relacionada con el uso previsto para el documento en cuestión.
Partiré de que este documento va a ser utilizado en soporte informático (nada nuevo hasta ahora respecto al documento-base) y que posiblemente sea cumplimentado al menos por dos personas; OE y tutor/a (la firma de una tercera, no resulta especialmente relevante). (1)
Aunque las delimitaciones anteriores no condicionan en exceso ni cierran las opciones disponibles (un formulario sigue siendo una buena opción), en este caso voy a optar por utilizar las marcadores de texto como medio para facilitar la automatización de la escritura del documento y un sistema combinado de ventanas emergentes y/o cuadros de diálogo para recoger la información necesaria para cumplimentar el documento.
Esta alternativa es una concesión al aprendizaje de una estrategia concreta (la descrita), pero posiblemente sea una alternativa excesivamente costosas, por lo que no se debe considerar la idónea. Repito: un formulario podría ser suficiente en cuanto a prestaciones e incluso más funcional, al resultar menos costoso de construir. Los marcadores de texto y los cuadros de diálogo, por separado no constituyen novedad, pero sí la combinación de ambas técnicas, así como el código necesario para su funcionamiento.
Defiendo la necesidad de emplear marcadores por la escasa utilidad parece suponérseles o por mero desconocimiento, especialmente como recurso en documentos en los que es necesario cumplimentar información puntual a partir de un formato documental muy cerrado, similar en cuanto alternativa, a la utilidad de Combinar correspondencia, aunque ésta tiene la ventaja de contar con una base de datos como respaldo, lo que la hace útil para la generación masiva de documentos personalizados, pero no tanto para documentos como el presente, que no requiere producción masiva.
El hecho de que este documento pueda ser cumplimentado por varias personas hace que sea aun más atractivo el empleo de estrategias como la que propongo, sirviendo de paso como modelo para situaciones similares como la elaboración colaborativa de informes.
Partiendo de lo anterior, formularé en primer lugar la especificación de la supuesta demanda, para identificar el proceso a seguir según lo que podemos entender como aplicación (simplificada) de la lógica de diseño y desarrollo, incluyendo la de programación en sentido estricto. El output ha sido diseñado ya en la formulación del documento-base, por lo que los procesos anteriores hacen referencia al input y al procesamiento.
Especificación. Crear un soporte que permita el uso compartido pero diferenciado entre SEO y tutoría de un documento para la recogida de información de cara a solicitar la colaboración del ER para ACNEAE por parte de los SEO. La finalidad de esta solicitud es facilitar el uso de un instrumento que permita sistematizar el procedimiento de formulación de la citada demanda. A tal fin se ha elaborado un documento-modelo que se empleará como base para la elaboración del citado soporte (docap).
Fases del proceso
- Primera. Partiendo del documento-base (desarrollado a partir del documento-modelo original) introducir las marcas que sean necesarias para facilitar la automatizar la ubicación de la información. Comprobar el correcto funcionamiento de estas marcas.
- Segunda. Crear las interfaces necesarias, teniendo en cuenta el principio de simplicidad en el uso y la posible diferenciación entre al menos dos potenciales usuarios: OE y Tutor/a.
- Tercera. Generar el conjunto de rutinas, subrutinas y funciones que resulten necesarias para conectar el sistema de entrada (interfaces) con el procesamiento y elaboración de datos para generar la salida necesaria quede como resultado el correcto funcionamiento del docap.
- Cuarta. Comprobar el perfecto funcionamiento del conjunto y en diferentes condiciones de uso. En su caso, corregir los errores que se aprecien y abordar las mejoras que se consideren pertinentes.
- Quinta. Pilotar el empleo del docap en contextos reales de uso, recoger la información relevante sobre su funcionalidad e incorporar las mejoras que se aprecien necesarias.
- Sexta. Dar a conocer el docap como recurso para uso público mediante su inclusión en la página web del ER.
Esta formulación del proceso puede considerarse como teórica, por lo que me limitaré, por razones obvias, a desarrollarlo hasta la fase cuarta y en estos momentos me quedo con un primer desarrollo del docap que puede considerarse equivalente en funcionalidad y apariencia, a la que proporciona (en la práctica) el documento-base.
Esto implica reconocer que podemos trabajar perfectamente con ese documento sin notar (aparentemente) ninguna diferencia respecto al docap, así que para quienes no estén interesados en ir un poco más allá de las formas y de las apariencias, y únicamente se preocupen por la funcionalidad, pueden quedarse perfecta y cómodamente con la citada formulación sin más preocupación.
Pero quienes sientan curiosidad e interés por profundizar en lo que aporta en realidad la formulación del documento como docap, diré que en realidad éste, aunque por ahora aun limitado, contiene un gran potencial de mejora que, eso sí, hace falta explicar y evidenciar. De momento me limitaré a lo primero.
En efecto, utilizar un cuadro de diálogo como interfaz que concreta la fase de entrada (input) implica diferenciar esta fase de las subsiguientes (procesamiento y salida), lo que favorece que la fase output pueda desarrollarse de forma totalmente diferenciada en forma y contenido a lo que estamos acostumbrados. Esto se debe a que las formas de trabajo empleadas no diferencian input de output, resultando soluciones de compromiso entre ambos, posiblemente con predominio del input en cuanto a la forma y del output en cuanto al contenido. Un ejemplo de uso de la potencialidad que se deriva de esta diferenciación es su aplicación para la creación de informes de intervención a partir de cuestionarios, como por ejemplo, las entrevistas a familias o cuestionarios de observación
La segunda potencialidad que conlleva el algoritmo desarrollado tiene que ver con la potencial utilidad del uso de los marcadores de texto como referencias para la construcción de documentos. Y en principio se me ocurren dos líneas de desarrollo:
- La construcción de documentos en los que colaboran o participan varios profesionales de forma sucesiva (no simultánea) y con aportaciones diferenciadas y complementarias.
- Cumplimentar documentos personalizables basados en plantillas cuando no existe emisión masiva de documentos y el formato combinar correspondencia cuando no resulta pertinente.
Es posible ampliar el listado de potencialidades, incluyendo las resultantes de la combinación de ambas características, pero ya sería suficiente con desarrollar alguna de las citadas para comprobar que el esfuerzo de crear un docap basado en este algoritmo resulte "rentable". De ello me ocuparé en una próxima entrada.
De momento me contento con dejarte enlace a tres documentos en formato Writer que debes descargar:
- El [original del ER], para que lo tengas como referencia y por si te sirve de modelo y/o te es útil para el trabajo. Ten en cuenta que es el oficial del ER, al menos a la fecha de descarga (15/12/2022)
- El que llamé [documento-base], que no es otra cosa que la reformulación del anterior para ser utilizado mediante el procesador de texto. Su uso es tan simple que no requiere explicación alguna y no creo que utilizarlo suponga invalidar una posible demanda, así que lo puedes usar tranquilamente.
- Y el [formato docap] basado en el anterior aunque pero se cumplimenta mediante cuadros de diálogo (tres, uno por página) que se activan con botones de formulario (comandos asociados a script) visibles pero no imprimibles. Su funcionamiento se basa en el código asociado al que puedes acceder desde el IDE. Aunque el documento que te entrego no lo es, te propongo que crees una versión de trabajo de tipo plantilla y que trabajes desde este documento (desde las réplicas que se generan al hacer clic en la plantilla), de este modo no se alterarán los marcadores y no se corromperá el funcionamiento del algoritmo.
NOTAS
(1) Lo que sí es relevante es que parezca preverse firma y sello manual. A falta de un recurso mejor aconsejo utilizar una firma digitalizada, así como también un sello de igual naturaleza. De este modo no es necesario el gasto de papel y puede ser enviado directamente por e-mail. No aprecio que exista motivo para que sea ineludible el tratamiento manual al que parece destinado este documento.