Documentos.

Introducción y justificación

Como ya ha quedado dicho en entradas anteriores de este blog, la creación de documentos es fundamental en el trabajo de los SEO. Lo es por múltiples causas, unas más respetables (y respetadas) que otras, pero el hecho es tozudamente evidente: cerca del 80% del trabajo se nos va en crear, completar y cumplimentar documentos, muchos ellos de carácter prescriptivo o próximos a esta categoría.

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Posiblemente no debiera ser así desde otros planteamientos de intervención, y sería un buen indicador de por dónde van los progresos en ese sentido el que se redujera dicho porcentaje. Y digo posiblemente por ser una posibilidad real, en coherencia con propuestas prácticas (no meramente retóricas) de cambio de modelo.

Aun con todo, no veo posible, ni necesariamente conveniente que el trabajo con documentos deje de consumir una parte importante de nuestro tiempo y esfuerzo, ya que va asociado, en deferentes formas, a nuestras funciones y al desarrollo de nuestras actuaciones. Incluyo en esto a los referidos documentos prescriptivos, que también tienen su lado positivo, como lo tiene la formalización de los procesos y su publicitación: la alternativa no tiene por qué ser un avance, es muy probable que  en realidad constituyera un retroceso: en calidad y en claridad.

Dejando esta temática para otros momentos y espacios de discusión, para centrarme en el tema que nos ocupa en esta sección, diré que, incluso en el peor de los casos, dado que la queja no resuelve el problema (en la medida que lo es, que puede que no tanto como algunos plantean), la buena noticia es que disponemos de recursos para, cuanto menos, reducir la carga de trabajo que la cumplimentación de esta abundante documentación nos provoca.

En realidad de novedoso este planteamiento tiene bien poco, ya que las "soluciones" están disponibles desde hace mucho tiempo; pero cierto es que no lo parece. Y lo está como desarrollo y concreción de la competencia ofimática, esa de la que ya hable [en otro momento] en el que defendí que era necesario desarrollar dicha dimensión de la competencia digital de los SEO en función de la especificidad de sus funciones y prácticas profesionales.

Desde ella (esto es: sin necesidad de salirse del estrecho pero conocido mundo de las suites ofimáticas) es posible crear soluciones que, aun no siendo maravillosas, sirvan perfectamente al objetivo básico de semi-automatizar la cumplimentación de la mayor parte de la documentación que generamos, especialmente de esos documentos que llamo prescriptivos por venir dados como de obligado uso por parte de la Administración educativa: de hecho, cuanto más formalizados estén, más viable y sencilla es su automatización.

Como digo, las funcionalidades están a nuestra disposición desde hace mucho tiempo, y se llaman Combinar correspondencia y Grabar macro. Ambas pueden considerarse de nivel usuario avanzado, pero es de esperar y exigir que un colectivo que hace necesariamente uso continuado de las suites ofimáticas alcance ese calificativo, y no precisamente al final de su carrera profesional.

Algo más difícil y menos espontáneo (consecuencia de la práctica) es que incorporemos el uso de un "lenguaje de macros" como parte de nuestras competencias, pero tampoco es un sueño inalcanzable: con el ejemplo de la propia Administración y un pequeño esfuerzo formativo podría ser suficiente. Y mucho más inmediata e instrumentalmente útil que otras formaciones.

Aunque LibreOffice dispone de varios lenguajes de programación embebidos (1), posiblemente el más  funcional y simple es OOo Basic (2), así que por él deberíamos empezar. Como todo lenguaje de programación, por simple y limitado que sea, requiere desarrollo de la lógica de programación (a la vez que potencia este desarrollo), lo que conlleva tiempo y esfuerzo... y práctica. La ventaja es que la práctica puede relacionarse directamente con la creación de soluciones ajustas a nuestras necesidades: como aprendizaje competencial y directamente útil, a modo de proyecto de trabajo, podemos orientar directamente el proceso de aprendizaje a la creación de soportes que llamaremos documentos-aplicación (docap) pensados para dar respuesta a necesidades inmediatas y concretas. A partir de ahí el objetivo es generalizar su uso como herramienta de trabajo.

Aunque parezca simplista, una barrera que funciona más bien como una muralla, es la exigencia que este uso conlleva de trabajar desde el IDE, espacio de trabajo tan desconocido como intimidante. Pero es ambas cosas por el escaso (o nulo) conocimiento que como colectivo tenemos de la lógica de programación (3).

Cierto que incorporar OOo Basic como herramienta supone un esfuerzo de aprendizaje, pero también debemos poner en la balanza el rendimiento que vamos a obtener inmediata y directamente de él: en lo que ahora nos toca (pero no sólo) ser capaces de crear script, subrutinas y funciones que semi-automaticen el manejo de la documentación es una buena recompensa.

Además OOo Basic y el modo de trabajo que conlleva no es la única opción; también podemos plantearnos el uso de Python como lenguaje (y procedimiento de trabajo) alternativo (o complementario), ganando posiblemente en potencia y aprendizaje, así que no podemos renunciar a ello. Pero como primer paso parece más lógico y sencillo empezar por el lenguaje que ya incorporan los servicios ofimáticos que empleamos habitualmente. La funcionalidad es más inmediata

Es más, podemos empezar por aprender a crear macros y a manipular el código que Grabar macro genera, para pasar a generar código directamente con OOo Basic en un segundo momento y nivel de aprendizaje-práctica. Quedaría para un tercer nivel el recurso a Python y sus librerías especializadas.

Con estas metas, en Documentos retomaremos (en caso necesario profundizaremos) en lo ya visto en [OOo Basic], [Python] y [Procedimientos], secciones que anteceden a ésta, ya que necesitamos esos conocimientos para desarrollar nuestro cometido, pero desde una perspectiva aplicada: la generación de docap y herramientas para la semi-automatización del trabajo con los documentos que utilizamos en la práctica habitual: documentos de gestión y aplicación de procedimientos, documentos prescriptivos (Informe, Dictamen y Acreditación, por poner ejemplos de gran relevancia en cuanto carga de trabajo) y documentos de planificación y seguimiento de la intervención. Y todos aquello que vayan surgiendo como potencial motivo de trabajo.

La utilidad que esperamos es inmediata y el ajuste a nuestras necesidades (funcionalidad) queda garantizado por ser recursos que creamos nosotros mismos desde nuestro conocimiento y experiencia. No obstante no podemos (ni debemos) aspirar a crear soluciones maravillosas y definitivas ya que éstas no existen (dicho sea de paso) ni es un planteamiento correcto: debemos aspirar a mejorarlas en función de las limitaciones que detectemos a consecuencia de su uso, y adaptarlas a los cambios, los que impone la Administración, tan dada a "novedades" continuas, pero también a los cambios que nosotros mismos deseemos producir en nuestra práctica.

Disponer de conocimientos y herramientas como las que proporcionan los conocimientos que aquí se pretende desarrollar nos permite afrontar estos procesos con autonomía y seguridad; sin esperar a que alguien lo haga por nosotros. Nadie lo va a hacer, puedes estar seguro, pero es que nadie mejor que nosotros mismos para hacerlo, especialmente para hacerlo bien.

NOTAS

(1) Incluyendo Python.

(2) Visual Basic For Applications (VBA) para MO

(3) Supuestamente competencia genérica a la que no es necesario dedicar esfuerzos específicos de formación, al menos no de forma prioritaria.

OOo Basic.

Características del lenguaje OOo Basic

Aunque todos los lenguajes de programación tienen, en lo básico, mucho en común, OOo Basic (y también VBA) tiene características específicas que interesa conocer desde el inicio de su aprendizaje.

Este lenguaje procede del desarrollado para OpenOffice y se define como lenguaje de macros. Es fundamental entender lo que implica esta categorización, ya que, aunque la considero poco precisa y hasta cierto punto confusa, resumen lo que OOo Basic tiene de específico (insisto: también VBA): es un lenguaje para trabajar desde dentro de las suites OpenOffice y LibreOffice, desde cada uno de sus servicios (Writer, Calc...), como recurso para automatizar procedimientos.

Dentro de eso que se ha venido en llamar competencia digital docente, más específicamente en lo que se refiere a la lógica de programación competencia (un tanto olvidado, como ya tuve ocasión de [comentar]) y más en concreto aun en lo referido a la competencia ofimática ([ver al respecto]), el conocimiento orientado a la práctica de un lenguaje como OOo Basic nos permite hacer un uso mucho más potente y eficiente de unos recursos que (para los SEO) son fundamentales.

Fundamentales por la propia naturaleza de nuestras funciones y del trabajo cotidiano. Y fundamentales también por el ahorro de tiempo que supone lo que deriva de ese conocimiento: la posibilidad de automatizar los procedimientos de trabajo y la creación documental que conllevan. Esto viene a ser equivalente a decir incremento de la competencia ofimática.

El lenguaje OOo Basic aporta, por tanto, ciertas ventajas, aunque también presenta limitaciones que no tienen otros lenguajes de propósito general, no "encerrados" en la suite ofimática (1). Pero ahora me interesa destacar algunas de las innegables ventajas que, en mi opinión, hacen que merezca la pena trabajar con él:

• Usar OOo Basic (2) implica incrementar exponencialmente el aprovechamiento del conocimiento de los servicios de las suites ofimáticas. Dicho de otra forma, no partimos de cero, y estos conocimientos previos suponen tener andado un buen trecho del camino.
• En relación con lo anterior, los resultados que podemos obtener con OOo Basic son directamente aprovechables desde los propios servicios, con independencia de cuáles sean éstos y de la frecuencia y familiaridad de uso que tengamos de ellos (3)
• Las habilidades que se adquieren en el uso de funcionalidades de cierta complejidad se ven potenciadas con el conocimiento y uso de OOo Basic. La relación entre ambos (funcionalidades avanzadas y creación de script) es bidireccional: ambas se potencian, aunque puedan considerarse alternativas.

Podemos resumir todo lo anterior diciendo que OOo Basic como parte que es de la suite LibreOffice complementa y potencia sus funcionalidades, transformando lo que son simples documentos en una especie de aplicación o programa que, además de automatizar la generación de contenidos, incorpora procesos de análisis de datos de cierto nivel de complejidad, tanto como necesitemos o seamos capaces de desarrollar.

La ventaja para el profesional son evidentes: es él mismo el que, desde su conocimiento profesional y de sus específicas necesidades, desarrolla un recurso orientado a proporcionarle ayuda. Es por eso que, aunque podemos enmarcar el uso de OOo Basic dentro del desarrollo de la competencia ofimática, en realidad se supera ampliamente esta delimitación, ya que se adentra en el conocimiento y uso funcional de las habilidades de programación.

Cierto es que nada es gratis, y en este caso se requiere conocimiento del lenguaje. A ello está dedicado este apartado.

NOTAS

(1) Me refiero, por ejemplo, a Python. No es éste un tema que me interesa desarrollar ahora, ya que tiempo y espacio habrá para navegar por esos mares.

(2) O VBA para los que opten por MSO, que en esto del lenguaje no hay mucha diferencia de funcionalidad, aunque si de código, como también de servicios. La apuesta de la Administración educativa asturiana por los servicios de Microsoft no es un secreto. Sus razones tendrá, pero ni el precio ni la utilidad, ni siquiera la versatilidad pueden ser argumentos a favor de esta opción.

(3) Constato reiteradamente que la frecuencia de uso, por si misma, no permite incrementar el nivel de conocimiento que se tiene de ellos. Y lo que es igualmente limitante: los servicios realmente utilizados se limitan al procesador de texto y, muy en segundo lugar, de los servicios de creación de presentaciones. Las hojas de cálculo y no digamos las bases de datos son, en la práctica, auténticos desconocidos. Considero que esto evidencia la insuficiencia de considerar que el uso genera por si mismo un incremento conocimiento de las funcionalidades de las herramientas y consecuentemente un mayor aprovechamiento. Siendo esto así (y lo es), se hace aun más necesaria una formación específica sobre duchas funcionalidades, incluyendo la propia y específica sobre los mal llamados "lenguajes de macros". 

Documentos. Combinada.

Comunicación con familias

Sabemos que esta medida de escolarización combinada supone una carga de trabajo muy importante. La mayor no es la de tipo burocrático, aunque no es desdeñable y bueno será todo lo que la alivie, como este docap de comunicación de las decisiones de la Comisión de Seguimiento a las familias cuando se producen determinados cambios o se prevén determinadas actuaciones,

Educaweb

Tanto por derecho como por conveniencia, la comunicación de la Comisión de Seguimiento de la Escolarización Combinada con las familias es fundamental para el correcto funcionamiento de esta medida de respuesta educativa. Siendo como es una medida controvertida y sumamente compleja, cumplir escrupulosamente los procedimientos que se establezcan para hacer efectiva esta comunicación es de vital importancia.

Y contar con una ayuda que facilite el correcto desarrollo de este tipo de actuaciones siempre será de agradecer, especialmente si nos permite automatizar la generación de documentos, reduciendo la carga de trabajo que implica, sin pérdida de calidad y personalización de la intervención.

Este docap sirve para crear documentos de comunicación de medidas a las familias. Aunque la firma es la del/de la responsable del Equipo educativo del centro de escolarización, se pretende que sea empleado por la persona que presida la Comisión de Seguimiento de la Escolarización Combinada (supuestamente el orientador u orientadora del centro de escolarización), quien lo presentará a la firma al responsable de la Dirección del centro, dentro del proceso de traslado de información y tramitación de las medidas que se plantearon en el seno de dicha Comisión.

Aclaro que parto de que se cumple el principio de que el centro de escolarización (de matriculación, para entendernos), que define la modalidad de escolarización del alumno o alumna y la gestión de su expediente escolar, es el centro ordinario en E. Infantil y el específico en E. Primaria. Al menos, esto es lo que está establecido por norma administrativa en determinadas comunidades autónomas, y en este contexto planteo el funcionamiento del docap.

En él, por delimitar su contenido, se consideran tres tipos de posibles medidas genéricas: la evaluación psicopedagógica prescriptiva según prescripción normativa, la modificación de apoyos especializados y la modificación de los periodos de asistencia a cada uno de los centros. Cualquier otra circunstancia o decisión de la Comisión no está considerada, lo que obliga, en su caso, a modificar tanto el control específico del formulario de entrada de datos como el código de tratamiento de los mismos.

Formalmente este docap se configura como docap complejo; se basa en LO-Calc y genera un documento LO-Writer como salida. La gestión de este documento queda a decisión del usuario, tanto a nivel de configuración y formateo, como de cambio de formato; por ejemplo es posible convertirlo a .pdf después de darle el formato deseado.

Se elegido esta formulación del docap por la simplicidad de gestión de los datos Calc desde OOo Basic y la fácil solución que proporciona ese servicio en el empleo de formularios, pero también por la versatilidad que supone trabajar con documentos de texto: que son editables y permiten realizar las modificaciones que se consideren pertinentes, haciendo que el docap resuelva la composición del documento-base, pero sin condicionar su formulación definitiva.

Aunque la explicación del docap la traslado al [vídeo enlazado con esta entrada], parece pertinente analizar aquí la estructura de su código.

En él podemos observar los diferentes componentes del docap y sus interacciones: partiendo del formulario y la asignación de sus controles a determinadas celdas, se accede mediante código a ellas y, posteriormente se complementa la información necesaria mediante el tratamiento condicional de los datos recogidos. Con estos datos se componen los textos (párrafos) que se escribirán en un documento Writer que se ha creado previamente mediante el procedimiento OOo Basic correspondiente.

El uso del docap es, como siempre, muy simple:

• Se cumplimenta el cuestionario en la hoja de cálculo (gestor)
• Se hace clic en el botón de comando "crear documento", que da acceso al desarrollo del proceso.
• En función de los datos que se aporten se deberán cumplimentar InputBox() complementarios. Se debe tener cuidado con la pulsación sobre el botón "Aceptar" de estos interfaces para evitar saltos indebidos que alteran el resultado final del docap.
• Se genera un documento Writer con los datos que ha creado el script. Este documento puedes ser guardado directamente o dejarlo abierto y disponible para las manipulaciones que se desee, incluyendo formateo para presentación y exportación bien como archivo de texto editable (.odt o .doc/.docx) o como .pdf.
• Una vez creado el documento (y si preferimos antes de ponernos a trabajar con él) borraremos el contenido de los campos del formulario Calc haciendo clic en el botón-comando correspondiente.

Las posibilidades de mejora son varias, empezando por sustituir el uso de InputBox() por cuadros de diálogo para complementar el interface gráfico de entrada de datos y siguiendo por simplificar el código y mejorarlo ahí donde es posible (y hay unas cuantas mejoras potenciales). Como en otras ocasiones, dejo al usuario y su pericia la realización de estas mejoras y me reservo los mismos derechos.

No obstante, te expongo ahora otra línea de mejora que no normalmente no se plantea, pero que es coherente y posible (y yo diría deseable) desde este enfoque que se defiende en este blog: ser capaz de crear herramientas personalizadas:

• Dado que estamos hablando de logar un nivel competencial que nos permita crear herramientas personalizadas (por ahora desde las propias opciones que presentan las suites ofimáticas), ¿por qué no practica este mismo enfoque adaptando instrumentos como el presenta a las necesidades y realidades concretas de un centro?
• Desde esta perspectiva te planteo que, al margen de que afrontes o no mejoras como las que insinúo antes, adaptes el docap a tus necesidades mediante la asignación de valores a determinadas variables para que no sea necesario solicitarlos mediante interface.
• Si lo haces, debes tener en cuenta lo que esto implica para el funcionamiento conjunto del script, por lo que te lo planteo desde la seguridad de que tu actual nivel de conocimiento y capacidad así lo permite.