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Soluciones basadas en utilidades LO

Aunque no constituyen realmente una solución de automatización, entre otras cosas porque no implican el uso de código, contamos en LO con dos opciones que contribuyen al desarrollo de este proceso y que podría formar parte de eso que llamamos competencia ofimática en el nivel usuario avanzado. Me estoy refiriendo al uso de formularios y de la funcionalidad Combinar correspondencia.

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La creación de un formulario es un proceso que nos permite convertir un documento de texto en una herramienta de recogida de datos, pero también nos ayuda a formalizar, estandarizar y simplificar la elaboración de ciertos documentos de trabajo. Ejemplos de ellos los ofrece la propia Administración que, en esto sí que ha desarrollado ciertas iniciativas, como puede ser documentación que formaliza el proceso de derivación que llamamos Solicitud de evaluación (psicopedagógica), pero que tiene quizá como mejor exponente el documento-soporte Dictamen de escolarización, que no es más que un formulario complejo y de cierta extensión.

Estos ejemplos evidencian también los propios límites de ese esfuerzo (1), ya que se trata de soportes que en realidad no facilitan su propio uso en la medida en que esto podría ser posible. Ello es debido a que se formaliza el documento, pero no se emplean las herramientas realmente disponibles, recurriendo al uso de tablas (mayormente) en lugar de emplear controles de formulario.

Cierto que la parte más compleja del trabajo ya nos viene dada, pero falta dar ese segundo paso, que es el que realmente facilita el trabajo con el documento: la implementación de los controles de formulario. Gracias a ellos (y con independencia que el soporte definitivo se concrete como documento para ser usado desde el procesador de textos o como archivo pdf) podremos acceder a los campos que, dada la diversidad de opciones tipológicas disponibles, pueden ahorrar trabajo concretando las formas e incluso definiendo contenidos concretos mediante alguna forma de selección. Desde [este enlace] puedes acceder a un ejemplo de conversión de un documento tabulado en un formulario.

De todas formas, como dije, aun en su formulación más básica y menos eficiente, la presentación de un documento como formulario es ya un avance nada desdeñable para el desarrollo de la lógica de programación, así que trabajar en esta dirección (y hacerlo además empleando los controles de formulario) es dar pasos adelante en la misma dirección que en este blog se plantea.

Lo es por la sencilla razón de que al establecer un campo estamos definiendo la esencia de una variable, componente básico de todo script y tarea que deberemos desarrollar para crear soluciones basadas en programación. Falta mucho camino por recorrer y podemos quedarnos por el camino (y para prueba todos los botones que nos proporciona el Servicio de la Consejería con sus no demasiado elaborados modelos documentales), pero también podemos seguir trabajando y en ese trabajo lo aprendido con la creación de formularios nos va a ser muy útil.

No obstante, aunque facilite el trabajo y sea un aprendizaje necesario, de por sí, un formulario no nos permite avanzar en el objetivo de la semi-automatización de la documentación, cosa que se sí es posible mediante Combinar correspondencia, pero con importantes limitaciones.

Sí supone automatizar la elaboración de documentos, ya que emplean explícitamente referencias a campos (variables) que se complementan (personalizan) directamente mediante su asociación a una tabla de datos (2). De este modo podemos automatizar la elaboración de múltiples documentos basados en un modelo único y hacerlo mediante un sólo clic. Pero tiene una limitación, una seria limitación, que hace que esta funcionalidad sea poco funcional, la cual deriva de la función (disculpas por tanta repetición del término) para la que está diseñada: mandar la misma información (formalizada) a múltiples destinatarios; algo así como crear etiquetas para sobres, mandar la misma carta, pero personalizada, a muchas personas y objetivos similares.

De esto se deriva que, además de lo que supone conectar el documento con la base de datos y de los fallos que se pueden producir (y se producen) en este proceso, sólo sea una solución viable para el trabajo con documentos sencillos y de escasa extensión; más allá de estas limitaciones, el trabajo se complica mucho y el rendimiento real del soporte suele ser muy inferior al esperado, y más aun si tenemos en cuenta el exigente trabajo previo que requiere. De todo esto se deriva que el uso de esta alternativa sea muy limitado (3).

No obstante, además de que de los errores también se aprender, este procedimiento también contribuye a desarrollar el pensamiento computacional, incidiendo también en el uso de variables, claramente diferenciadas aquí del cuerpo de información "constante". También ayuda a entender que, aunque la idea de extender el trabajo con variables a algo más que personalizar un documento sencillo es una buena idea, el procedimiento que permite Combinar correspondencia no es suficientemente flexible, siendo necesario buscar una alternativa que lo sea, y que de paso evitar las complicaciones que derivan de la conexión documento-fuente de datos.

NOTAS

(1) Para ser justos debo decir que de "ese pecado" no estamos libres tampoco los SEO, ya que no es infrecuente que reproduzcamos el mismo error: creamos "formularios .doc" basados en tablas y no se nos ocurre que podemos implementar controles de formulario que nos van a ahorrar mucho trabajo a la hora de usarlos. También de esto tenemos [algún ejemplo].

(2) La cual se puede basar en una tabla Calc o en una base de datos auténtica.

(3) Motivo por el que sólo te puedo [mostrar aquí un ejemplo], añadiendo como advertencia que no resulta fácil de manejar, ya que conexión del documento-base de datos se pierde al cambiar las condiciones originales en la que se estableció esa conexión. Desde esta entrada debes descargar dos componentes desde Documentos: el enlazado como Base de datos y el enlazado como Modelo A; y después reconstruir el enlace en tu ordenador.