Documentos. Acreditación.

Acreditación. Modelo B. Combinar correspondencia.

Disponemos de otras opciones, además de Crear macros para automatizar la el documento Acreditación, por ejemplo establecer una vinculación a fuentes de datos y, a partir de ella, utilizar la función Combinar correspondencia.

En esta ocasión vamos a desarrollar dos formulaciones del mismo principio (vinculación a fuente de datos), partiendo de una tabla de una base de datos (en anteriores ocasiones hemos trabajado con hojas de cálculo como fuentes de datos) que combinaremos con un documento Writer, el que contiene el documento Acreditación. 

Ahora las entradas de Acreditación son tratadas como campos que se vinculan directamente o por medio de un formulario, con los campos de la fuente de datos (BD). 

Para ello necesitamos crear una base de datos y utilizar al menos dos de sus componentes: una tabla y un formulario. También necesitamos registrarla para que quede disponible como fuente de datos. Para todo ello es necesario contar con una serie de conocimientos previos que no son objeto de esta entrada, pero que sí parece conveniente que estén accesibles, por lo que te dejo los enlaces que siguen.

• Libre Office - Data. Manual básico.
• Libre Office - Data. Manual avanzado.
• Libre Office - Data. Vincular bases de datos.
• Combinar correspondencia con Libre Office

La primera opción se basa en Combinar correspondencia, funcionalidad ya utilizada en este blog, aunque con otros fines. Aunque podríamos haber utilizado este mismo procedimiento, en realidad sólo encaja con los contenidos de la tabla 1 (Datos personales...), la cual ha servido de base para crear la tabla Alumnado de la BD. El resto del documento queda para ser cumplimentado mediante el procesador de textos, aunque caben otras opciones.

La segunda forma se basa en la vinculación entre la base de datos (y su tabla Alumnado) y los controles de un formulario que utilizamos también para cumplimentar la tabla 1 de Acreditación. La diferencia es que también empleamos controles de formulario para facilitar la entrada de datos de otros "campos", aunque no vinculados a la tabla Alumnado. Aunque esta fórmula parece un avance sobre Combinar correspondencia, presenta algunas limitaciones que no la hacen especialmente recomendable.

Para finalizar, y a modo de síntesis he desarrollado una tercera opción que se basa en las dos anteriores: mantengo Combinar correspondencia para cubrir la tabla 1, pero también uso controles de formulario para cumplimentar otros campos (no vinculados a la BD), e incluso propongo el uso directo del procesador de textos como herramienta para cubrir determinados campos. El resultado es una solución satisfactoriamente funcional, conseguida sin hacer uso de OOo Basic o de Grabar macro, lo que puede ser un aliciente para quienes no estén interesado en adentrarse en el mundo de la programación.

Documentos:

• Base de datos
• Modelo A (Combinar correspondencia)
• Modelo B (Formulario vinculado a BD)
• Modelo C (Combinar correspondencia + Controles de formulario)

NOTA Una mala noticia: no está garantizado el correcto funcionamiento de los vínculos de la BD a los campos utilizados en A ni a los controles de B, dado que la BD no forma parte de las bases de datos vinculadas en tu sistema. Deberás vincular esta base de datos y restablecer las conexiones en los documentos modelos.