Textos. Automatización.

Tipología documental y enfoques de automatización

Establecer una tipología documental es necesaria para facilitar el proceso de automatización, aunque sean muchos los criterios en los que nos podemos basar para realizar esta tipología y el resultado sea necesariamente insuficiente e insatisfactorio.

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Uno de esos criterios, relevante pero no el único ni necesariamente el mejor, es la diferenciación en el grado de formalización del documento, que nos permite establecer un recorrido desde la ausencia de formalización (mínima formalización) y la asimilación del documento a un formulario (máxima formalización). Esta diferenciación puede ser poco relevante en términos de contenido, pero es totalmente pertinente en cuestiones de forma y de grado de prescripción, dada la coincidencia entre formalización y principios de práctica normativo-burocrática de la Administración.

La forma es determinante para el desarrollo de planteamientos técnicos, tanto para definir su viabilidad como para determinar las estrategias de trabajo, de modo que condicionan los enfoques de automatización. veámoslo con más detalle.

Un texto no formalizado o escasamente formalizado permite (¿obliga?) a emplear estrategias basadas en la identificación variables vs texto fijo, lo que conlleva el enfoque de trabajo basado en referencias o modelos sobre los que construir a su vez el modelo textual-base sobre el que aplicar (sugiero) el procedimiento texto-cloze como enfoque procedimental de automatización.

Por el contrario, la automatización de un texto fuertemente formalizado deberá basarse en el enfoque Combinar correspondencia y sus desarrollos. Una propuesta concreta podría ser el uso de marcadores. En cualquier caso es fundamental contar con una base de datos, por lo que se hace necesario implementar procedimientos para generar dicha fuente de datos, aunque no forme parte del proceso de automatización de documentos (de textos, sería más preciso decir) en sentido estricto.

Pero dado que el grado de formalización es entendido aquí como un continuo, los textos realmente susceptibles de automatización presentan diferentes grados o nivele de formalización, por lo que cabe desarrollar (por ejemplo) esos enfoques de automatización en diferente grado o medida. En esto tiene un peso fundamental el modo en que se plantea el trabajo con las variables, siendo una de sus posibilidades el tratarlas como elementos organizados y de referencia para la toma de decisiones. De ello podríamos derivar un tercer enfoque (en realidad, un enfoque complementario de los anteriores) no tanto de automatización en sentido estricto como de uso de los recursos que facilitan dicha automatización: esto es, de los lenguajes de programación y el enfoque algorítmico de trabajo que representa (pensamiento computacional).

Debo decir que soy consciente de la dificultad que todo esto tiene para los profesionales de los SEO, que no son ni tienen por qué ser programadores; pero también lo soy de las posibilidades que derivan de que sean los SEO los protagonistas del desarrollo de este proceso (la automatización de documentos) por motivos que ya comenté en otros momentos y sobre los que probablemente volveré en esta sección. Una forma de acortar el recorrido que separa ambas dimensiones del problema es recurrir a las herramientas que ponen a nuestra disposición suites ofimáticas como LibreOffice, tanto las que incorpora como funcionalidades como las disponibles como lenguajes de script, como OOo Basic. Por aquí me propongo empezar; parece razonable hacerlo, dada la familiaridad práctica que estas herramientas tienen para nosotros por motivos de trabajo.  

Presentación

OrientAsLO y la competencia digital de los SEO

Después de varios intentos y formulaciones del mismo (este mismo) proyecto, llego a su cuarta versión habiendo recorrido un camino nada despreciable en producción y aprendizaje, aunque (reconozco) no siempre satisfactorio (de ahí lo de las diferentes versiones), manteniendo, eso sí y en lo fundamental, el mismo objetivo: contribuir al desarrollo de la competencia digital de los componentes de los Servicios de Orientación (SEO).

Estoy convencido de que nunca el tiempo es perdido (como dice el poeta), y no como consuelo (quiero creer), sino como resultado de un proceso personal de aprendizaje que sólo las experiencias pasadas han podido hacer posible.

Desde el inicio de este proyecto y hasta el momento actual, han transcurrido ya cuatro años, iniciándose en 2021, muchas entradas y algunos cambios en la forma y la estructuración del contenido.

De todo ello quedan huellas en la actual formulación que mantiene y se basa  en esa historia de tentativas, de modo que la versión actual del blog debe mucho a las anteriores, lo que se manifiesta en los contenidos publicados y en el aprendizaje que implican.

El recorrido realizado, ya en sus primeras formulaciones, se inicia profundizando en las posibilidades de la suite ofimática LibreOffice y muy especialmente en las que ofrece el uso del lenguaje OOo Basic. El mantenimiento del nombre original del blog es un reconocimiento y un tributo tanto a la propia suite y su lenguaje de base, como a esos mismos orígenes.

Mantengo parte del trabajo resultante de esos inicios por considerar que siguen siendo de interés, pero sobre todo porque permanece invariable el análisis de la situación y el objetivo principal que originó esta propuesta: los SEO necesitan una formulación específica de competencia digital, teniendo en ella un espacio propio el conocimiento de lo que puede aportar la ofimática y, dentro de ella, la generación de soportes basados en lenguajes de script, lo que equivale a decir el conocimiento aplicado de la lógica de programación. A esto quiere contribuir este blog.

Partí en los inicios de este proyecto de la constatación de limitaciones en el uso real de medios informáticos por parte de los SEO, pero también de lo insatisfactorio de los planteamiento inespecíficos en la definición de la competencia digital docente por parte de la Administración educativa. 

Respecto a este planteamiento mantengo que es radicalmente insatisfactorio, ya que no tiene en cuenta las especificidades de las necesidades de los SEO. No se explica de otra manera la ausencia de referencia específica a estos servicios ni el olvido de la competencia ofimática como componente principal de su competencia digital.

Además de este "olvido" considero que hay otro que también afecta al conjunto de profesorado: considerar "competencia genérica" el conocimiento de la lógica de programación y mantener la competencia digital docente ajena al pensamiento computacional es un doble error. Por un lado conlleva, en buena lógica y así se confirma, considerar al docente básicamente como un consumidor-usuario de recursos (las hoy llamadas "herramientas de autor"), olvidando la capacidad del docente para crear recursos al margen de lo que proporcionan estas herramientas (1); por otro lado esta consideración resulta contradictoria con la exigencia que se hace al profesorado de ser el facilitador del desarrollo del pensamiento computacional en el alumnado.

Creer que el profesorado dispone de conocimientos y habilidades de pensamiento computacional por haberlas aprendido "genéricamente" resulta, cuanto menos, ajeno a la realidad. Por el contrario, el pensamiento computacional o es aprendido en procesos específicos de formación o su enseñanza (a los alumnos) se tendrá que dejar en manos de especialistas, los profesores de informática, quienes no la han adquirido precisamente por ciencia infusa ni por la mera práctica.

Volviendo a la especificidad de la competencia digital de los SEO, mantenerlos al margen de la lógica de programación acentúa especialmente su condición de meros usuarios, impidiendo que sus componentes sean competentes para generar soluciones que respondan a sus necesidades profesionales. Y dado que este colectivo, por minoritario, no resulta rentable para la industria del software, no cabe esperar que ésta provea de esas soluciones específicas. El resultado es tan previsible como evitable desde otra definición de su competencia digital específica.

Cuanto más competente mejor, evidentemente, pero tampoco es necesario establecer niveles de exigencia elevados. Para obtener resultados tangibles y funcionales es suficiente con incluir en su definición específica de competencia digital los conocimientos necesarios de ofimática creativa.

Entiendo por competencia ofimática creativa un nivel de conocimientos teórico-prácticos (fundamentalmente del segundo tipo) que habilitan al profesional para generar soportes (documentos) basados en los propios servicios ofimáticos incorporando script que faciliten la (semi)automatización de los procesos (2).

Con es nivel como mínimo competencia no estoy estableciendo su techo, pero como primera meta resultaría satisfactoria. A partir de ahí se pueden plantear otras que ahora parecen alejadas de lo posible, pero que en su momento se pueden incorporar como parte de las herramientas que faciliten la práctica profesional. Con ello me refiero, por ejemplo, a tecnologías orientadas al análisis de los datos resultantes de las actuaciones de los SEO. En la medida en que la hoja de cálculo sea o se convierta en herramienta habitual de registro de datos y el análisis de los mismos una práctica frecuente (para el análisis de las actuaciones, por ejemplo), contar con conocimientos informáticos aplicables a estos procedimientos se convertirá en una necesidad.

Pues bien, este blog mantiene su objetivo inicial de contribuir al desarrollo de lo específico la competencia digital de los SEO, incorporando recursos para el desarrollo de la lógica de programación y el conocimiento básico de un sencillo lenguaje de programación (OOo Basic). Conocimiento sistemático de tipo teórico-práctico, no un mero recetario de trucos, pero con claro predominio de esa dimensión práctica que incluye formas de uso, procedimientos de implementación, desarrollo de estrategias de trabajo y propuestas de solución práctica. 

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NOTAS

(1) No deja de ser revelador al respecto el cambio de denominación que han sufrido estos recursos. Se ha pasado de la denominación lenguajes de autor a herramientas de autor. Este cambio de denominación no es gratuito, ya que conlleva también un cambio de orientación: de basarse en lenguajes de script a ser utilidades que facilitan la generación automática de materiales de aprendizaje y evaluación prêt-à-porter. La aplicación de utilidades IA refuerza aun más esta orientación.

(2) Que no está reñido con el uso de soluciones de terceros, libres o comerciales, ni con la incorporación de recursos basados en la IA.

Presentación.

Competencia ofimática

Cuando hablé de cómo entendía la competencia digital de los SEO y de los motivos por los que consideraba inadecuando el enfoque de esta cuestión por parte de la Administración (si no la simple ausencia de atención a las necesidades específicas de estos servicios), insistí en la necesidad de desarrollar la competencia ofimática.

Justifica la importancia de esta forma específica de competencia digital el enorme peso que tiene en la intervención de los SEO el uso de estos servicios, destacando ampliamente el procesador de texto, pero el uso frecuente de este servicio ofimático no garantiza el pleno aprovechamiento de sus funcionalidades, especialmente de aquellas que, de una u otra forma, permitirían reducir el tiempo de trabajo.

Podemos pensar, con escaso margen de error en este caso, que si no se aprovechan las funcionalidades disponibles, es aun más difícil que se de el paso a crear procedimientos de (semi)automatización basados en lenguajes de programación. Pocos son los profesionales que utilizan con cierta frecuencia esas funcionalidades y personalmente no conozco a nadie que recurra a los lenguajes de programación para crear instrumentos de trabajo. Y no debe extrañar, ya que razones hay para ello:

• La primera deriva de la propia excepcionalidad (cuando no ausencia) del uso de funcionalidades de uso "minoritario": Combinar correspondencia, uso de formularios, recursos de automatización de documentos (como los campos dinámicos)...
• La segunda, en estrecha relación con la anterior, es el desconocimiento de la funcionalidad Grabar macro, que se acompaña, como medida preventiva, del miedo a trabajar con macros, debido a la mala fama que (puede que justificadamente) tiene este código.
• La tercera deriva de la anterior (de las macros) y su desarrollo se ve frenado, en primer lugar, por los dicho respecto a las macros, pero también por la presunción de dificultad que se atribuye a dar el paso que conlleva un cambio, en realidad, cualitativo importante, y no sencillo: adentrarse en el IDE para comprender el código que genera Grabar macro e interesarse por conocer el lenguaje de macros.
• La cuarta y final (por no hacer más largo este listado) es la falta de tiempo (y de interés inmediato) por el aprendizaje de la lógica de programación que subyace en paso anterior y en otros que se podrían dar respecto al estudio de alternativas al uso de macros.

Todas estas razones, y otras que pudiera dar, se pueden resumir como sigue: 

• Los profesionales de los SEO se ven impelidos por el ritmo del trabajo diario a usar lo conocido sin adentrarse en novedades que tienen un coste inicial de aprendizaje (y de tiempo y esfuerzo). Como suele suceder, lo urgente se impone a lo importante.
• El desconocimiento genera suspicacia, cuando no rechazo: ya que lo que no sobra precisamente es tiempo, ¿para qué me voy a entretener aprendiendo cosas de dudosa utilidad, y más aun trabajar con lo que me puede crear problemas? (el primero, tener que aprender a programar y meterme a descifrar código que resulta ser (a primera vista) un galimatías).
• Lo que yo necesito son herramientas funcionales. Que me las dé hechas la Consejería (el Servicio de Equidad, en este caso), que son los que tienen los medios (o podrían tenerlos); no tengo que ser yo el que haga el esfuerzo de crearlas, que ni ganas ni tiempo tengo.

Podrían matizarse estas expresiones, pero creo que ofrecen un panorama cercano, muy cercano, a la realidad; así que no nos queda más remedio que constatar que, realmente, "la cosa no está nada fácil".

También son expresión de la falta de consistencia de la idea de que saber programar es una competencia (digital) general e inespecífica que no es necesario (¿ni conveniente?) incluir dentro del catálogo de competencias digitales docentes. Y por ahí van (en primer lugar) los tiros: sin una apuesta decidida de la Administración por el aprendizaje de los principios básicos de la programación (dentro del llamado pensamiento computacional y su concreción como conocimiento de la lógica de programación), serán pocos los orientadores que se adentren en tan complejos como irrelevantes (cuando no "peligrosos") mares.

Falta también predicar con el ejemplo y proveer a los profesionales de los SEO de herramientas que hagan uso de este tipo de recursos y, de paso, sean expresión  de su utilidad.

La primera medida y sus consecuencias formativas derivadas no resultaría difícil de poner en marcha, si existiera convicción y voluntad (creo que faltan ambas) por parte de la Administración.

La segunda es más "difícil" de conseguir ya que hace falta que la Administración educativa piense un poco en facilitar el trabajo de los profesionales y consecuentemente invertir en la creación de recursos que lo hagan realidad. Los derroteros parecen ir por otro camino: la preocupación principal de la Administración educativa, cuando considera necesario "aportar" soportes para el trabajo de los SEO, es más bien controlar cómo se desarrolla éste y hacer se cumplan los criterios de legalidad y calidad que se considera necesario alcanzar. Decir que mira únicamente para su comodidad puede ser excesivo y no considero que esté justificada una aseveración semejante.

Y sin embargo es necesario. Hace falta incluir como competencia específica la competencia ofimática y es necesario también que esta competencia no se limite a convertir al orientador en mero usuario "avanzado" de los servicios ofimáticos; además debe ser capaz de ser un creador de soluciones, aunque sean puntuales, parciales y limitadas. Para ello es necesario también que los SEO sean conocedores, al menos, de cómo se trabaja con los lenguajes de macros.

Pero, ¿por qué estas necesidades?, ¿ cómo se justifica el coste económico y de tiempo y esfuerzo que todo esto conlleva?. He aquí algunos motivos:

• Es cierto que la calidad de la intervención de los SEO no es una cuestión de uso-no uso de los medios informáticos, pero este uso mejora aspectos importantes de esa intervención. Entre otras cosas permite un ahorro de tiempo que se puede destinar a desarrollar las actuaciones que se consideren necesarias.
• Comparto que lo que realmente se necesita, y donde hay que "echar tiempo" es en definir y concretar modos de intervención no centrados en "lo burocrático"; pero "lo burocráticos" es consustancial con la intervención de los SEO, por lo que resulta ineludible. Los recursos informáticos son herramientas imprescindibles para abordar estas tareas, cuanto más nos simplifiquen el trabajo, mejor. 
• Es verdad que el conocimiento y uso de las funciones "avanzadas" de los servicios ofimáticos no resuelve lo importante del proceso de elaboración de estos documentos, pero no es cierto que el resultado de su empleo sea una mera cuestión de estética ya que contribuyen (unos más y otros menos) a facilitar el trabajo.
• Emplear código para automatizar el uso de la documentación acentúa y mucho esa facilitación del trabajo, reduciendo en gran medida el tiempo empleado. Requiere conocer bien el contenido y modo de empleo de ese documento y utilizar, como mínimo y punto de partida, la funcionalidad Grabar macro. A partir de ahí se requiere conocer un lenguaje de programación (al menos un lenguaje de macros) y saber emplearlo para crear los elementos del código necesarios.
• Este último paso supone aprendizaje y práctica. La propia práctica puede ser la guía del proceso de aprendizaje, pero en un momento determinado hay que estudiar el lenguaje de una forma más sistemática. Existen muchos recursos en la red (este blog mismamente) que te pueden ayudar en este proceso.
• Los resultados que se obtienen gracias a la programación son en si mismos una recompensa, pero si además nos planteamos resolver problemas prácticos (que es el verdadero objetivo de todo esto), estarás en disposición de crear aplicaciones a la medida de tus necesidades. Puede que no sean las más eficientes del mundo, pero ninguna otra te habrá servido de tanto. Además nada impide que combines el uso de aplicaciones comerciales (o simplemente de otros) con el uso de las tuyas propias.
• La competencia que alcances tú refuerza y/o complementa la que desarrollen otras personas. Comparte tus resultados (también tus dudas y fracasos) en contextos colaborativos. Esta colaboración incrementa la competencia del colectivo.

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