Opinión. Documentos de evaluación.

Documentos para la evaluación psicopedagógica -3.

Después de desarrollar en tres docap recursos para automatizar la elaboración de los documentos Acreditación, Informe y Dictamen adaptados al proceso de nuevas escolarizaciones, se presentan diversas alternativas de continuidad del proyecto.

De entre las opciones disponible me he decidido por la de unificar estos tres procesos en un único soporte de gestión, a lo que denomino docap múltiple. No es la única alternativa, pero me ha parecido la evolución más lógica desde el punto de vista del objetivo de OrientAsLO: desarrollar recursos basados en medios informáticos para facilitar el desarrollo de las funciones propias de los SEO.

Además esta opción me permite y obliga a profundizar en la clasificación de los docap y será esta la cuestión que aborde a continuación.

Cuando desarrollé el primer docap lo definí como un soporte basado en un documento (del servicio que sea) automatizado mediante la combinación macros y script. La versión más simple de un docap es, por consiguiente, la de un soporte documental único cuyo funcionamiento se rige por código basado en el lenguaje OOo Basic.

Siguiendo lo anterior, un docap complejo será aquel que hace uso de varios documentos (del mismo servicio o de diferentes servicios), integrándolos en una única "aplicación". Los docap creados en la primera fase del desarrollo de esta propuesta sobre los documentos de la evaluación psicopedagógica son ejemplos de docap complejos.

Finalmente un tercer tipo es el docap múltiple, que definiré como aquel docap complejo que unifica en un único soporte de gestión varios docap relacionados.

Ejemplo de este tipo de docap es el proyecto que presento [en esta entrada]. Y recordando el objetivo planteado al inicio del proyecto (automatizar para ahorrar tiempo de trabajo), parece ahora el momento oportuno de analizar hasta qué punto se puede considerar cumplido ese objetivo.

Recapitulando, la cumplimentación manual de cada uno de los tres documentos conlleva un tiempo aproximado de trabajo que recojo en la tabla que sigue. En ella indico el número de campos de cada uno de dichos documentos, ya que es ésta la variable que mejor explica el coste en tiempo de trabajo.

 

Los campos repetidos son relevantes para un docap, aunque no para la cumplimentación manual que ahora se contabiliza, pero es necesario contabilizarlos para entender los motivos de ahorro de tiempo que se espera de emplear un docap y el que realmente se consigue. 

Por ahora nos quedamos con que el coste total de cumplimentar manualmente estos documentos es de 8 minutos y 54 segundos. Para entender mejor estos valores un par de cuestiones:

• Primera: se trata de un único ensayo, por lo que son valores aproximados; la repetición genera práctica y la práctica permite ganar en eficiencia, o lo que es lo mismo: reducir el tiempo de trabajo. Como muestra observar que el tiempo empleado en cumplimentar el dictamen no es el doble del empleado en cumplimentar el informe, cuando el número de campos supera esta diferencia.
• Segunda: se trata de un ejercicio basado en las mejores condiciones posibles: todos los datos están disponibles, por lo que no hay demora debido a dificultades de acceso a los datos. En la práctica real, los tiempos son posiblemente superiores, pero el efecto de la práctica juega en sentido contrario, con lo que aceptemos provisionalmente los valores obtenidos como aproximación válida.

Pasemos a considerar el efecto que tendría el uso de los tres docap complejos utilizados individualmente y de forma sucesiva.

Esta tabla combina dos cálculos extrapolados: el primero a partir del principio enunciado respecto a la incidencia del número de campos, y el segundo como coste supuesto del uso sucesivo de los docap complejos a partir del uso del docap múltiple, en este caso, un cálculo sobre el total del proceso que supone el uso de los tres docap.

Podemos apreciar que existe un doble ahorro de tiempo:

• El primero derivaría de la reducción del número de campos a consecuencia de la presencia de campos repetidos. Esto supone una reducción de 1 min, 22 seg por conjunto.
• El segundo, que supone una reducción muy moderada (5") sobre el anterior, es consecuencia de multiplicar por tres el coste de tiempo empleado en cumplimentar los tres documentos mediante el docap múltiple. No se trata de una comprobación directa, con lo que cabe cierto margen de error. En todo caso el factor de incidiría más en esta nueva medida es el hecho de que hay un conjunto de campos que en los docap se cumplimentan mediante elección de un registro de una fuente de datos, no de forma individualizada. Es posible que este hecho no esté suficientemente representado en estos cálculos (esto es: que esté infravalorado)

La diferencia entre cumplimentar manualmente los tres documentos y hacerlo mediante docap  es, en el peor de los casos, de 1 minuto 27 seg. Diferencia no especialmente elevada, pero que si la multiplicamos por 100 (posibles "casos" a tratar en el programa de nuevas escolarizaciones), supone un ahorro de 2 horas 16 minutos, dato que ya no me parece irrelevante.

Pero cuando utilizamos el docap múltiple y lo aplicamos al conjunto (los tres documentos) el ahorro en tiempos se eleva de forma muy significativa. El motivo es evidente: cumplimentando uno sólo (el de mayor número de campos, esto es: el dictamen) tenemos cumplimentados los otros dos. Y cumplimentar los cuestionarios del docap (y algo más) tiene un coste temporal total de 2 min 29 seg (sin el beneficio del entrenamiento que genera la práctica), lo que supone un ahorro de tiempo sustancial, tanto tomando como referencia la aplicación individual (un sólo alumno o alumna)...

... como realizando un cálculo sobre un posible total en el proceso de Nuevas escolarizaciones:

Esta última tabla nos muestra los beneficios potenciales en términos de ahorro de tiempo de trabajo que supone el uso del docap múltiple, las cuales son evidentes tanto respecto a la cumplimentación manual como sobre el uso (sucesivo) de los docap complejos.

Resumiendo, el uso de docap supone una ventaja respecto a la cumplimentación manual, pero esta ventaja (posiblemente infravalorada en estos cálculos) sólo es evidente cuando multiplicamos (generalizamos) su uso y aplicamos los docap para resolver el conjunto del programa (de Nuevas escolarizaciones). Es la integración de los tres docap en uno (docap múltiple) cuando las ventajas en términos de eficiencia se hacen más evidentes, tanto a nivel de "caso único" como en el conjunto del programa de Nuevas escolarizaciones. 

Espero que esto te anime a utilizar estas herramientas ya que las ventajas de hacerlo son evidentes, cuanto menos en forma de ahorro de tiempo.