Expedientes

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Revisando la documentación y la única [entrada] publicada en este blog, me di cuenta de que en esta última se plantean en realidad dos cuestiones que conviene diferenciar: por un lado está la organización de los expedientes como conjunto de documentos digitalizados y por otro el DocAp como soporte de sistematización y en cierto modo también de automatización del procedimiento de recogida de datos y de mantenimiento del propio conjunto documental.

Esta diferenciación exige también que ambas cuestiones sean tratadas específicamente, ya que cada una de ellas tiene suficiente entidad como para precisarlo. De hecho se trata de conjuntos documentales diferentes: por un lado están los expedientes digitales SEO y por otro el conjunto de hojas de cálculo resultantes de la aplicación sistemática del DocAp.

El primer conjunto documental (los expedientes digitalizados SEO) ha requerido primeramente una labor de recopilación y después de clasificación, siendo esta segunda cuestión a la que prestaré atención en esta entrada.

Sobre la recopilación de documentos poco que añadir a lo dicho en la entrada en la que se trató esta temática; si acaso que es necesario concretar cuáles se podrían considerar datos relevantes para la (continuidad de la) intervención, ya que se trata de crear un conjunto documental que complemente el expediente escolar  con documentación  impropia de éste pero a su vez relevante y/o que ofrezca una versión copia-digitalizada del mismo. No es sencillo determinar en qué consiste la primera y, en su caso, en qué soporte se debería recoger. En todo caso es esta una decisión de Equipo, pero que debe estar acordada entre todos sus componentes, ya que a todos obliga.

Por mi parte decir que cuanta mayor cantidad de información mejor para la correcta definición de la intervención, y que este criterio de primar sobre otras consideraciones. Otra cuestión es el tratamiento digital de los soportes documentales, no siendo posible plantear propuestas que no presenten limitaciones técnicas y que no impliquen cierto grado de trabajo extra. Serán estas cuestiones que deberán ser tratadas en su momento, aunque lo dicho suene más a aplazamiento más que a solución.

La clasificación de la documentación recopilada es una segunda cuestión ante la que hay que plantearse, en primer lugar, si es tal; esto es, si no es ya suficiente con agrupar toda la documentación disponible en formato digital según el simple pero incontrovertible criterio de referencia a alumno. En la práctica este es el criterio predominante ahí donde se ha creado un expediente digital y es excepcional encontrar criterios clasificatorios más complejos. Además, de hecho, en un número elevado de casos definidos por la escasez de la documentación digitalizada que contienen, ese simple criterio de agrupamiento es el único que se sostiene si aplicamos el principio de funcionalidad (incluyendo el de economía de esfuerzo), siéndolo tanto para la creación del expediente como para el mismo; incluso para una supuesta sistemática de análisis de la documentación, que ya es mucho decir, a día de hoy...

No obstante, una de las características de los expedientes digitalizados es la variedad de niveles de complejidad que presentan, derivada del número y variedad de documentos de los que constan. Esto obliga a tratar algunos de ellos (afortunadamente a un número significativo de ellos) con criterios de organización más exigentes que el mero agrupamiento en función del alumno de referencia. De esto deriva que resulte cuanto menos conveniente aplicar a todos los expedientes el mismo criterio de organización. Y aquí manda el más exigente, no el más simple, aunque suponga un esfuerzo inicial que no siempre está justificado.

Partiendo de esto, el criterio que surgen en primer lugar es el que implica diferenciar los documentos en función de su tipología: los documentos Word por un lado, los documentos pdf por otro, las hojas de cálculo por otro... Hay que reconocer que no es un criterio muy "de detalle", pero sí claro y, aunque no lo parezca, no carente de más sentido que el meramente "tipológico": cierto tipo de documentos se presentan de forma generaliza en un determinado soporte; tal es el caso de los informes psicopedagógicos, de los cuales disponer de copia digitalizada como parte del expediente SEO es fundamental. Otros, por el contrario, difícilmente se presentan en este soporte, no siendo infrecuente que se encuentren (cuando se encuentran, que no es con frecuencia) en formato imagen o en soporte pdf pero basado en imagen. Esto se da cuando contamos con aportaciones de información escaneada de cuadernos de notas del OE. Otra regularidad, menos regular que las anteriores, también es cierto, es que la digitalización/informatización (aquí el concepto apropiado no está claro del todo) es que los documentos sobre resultados de pruebas de evaluación (test estandarizados, fundamentalmente) se presenten en formato hoja de cálculo.

Quiero decir con todo esto que el criterio tipológico, además de sencillo de implementar y mantener, no es tan simplón como podría parecer, como para que no sea un candidato de categorización a tener en cuenta; pero carece de la suficiente capacidad de organización temática como para que no se presenten alternativas más complejas de generar y mantener, y que posiblemente generen más discusión, pero mucho más potentes a nivel de organización temática del contenido documental. Presento a discusión dos, a sabiendas que no son las únicas posibles: la de las categorías de actuación y la de procesos de intervención.

Empiezo por la última, que se basa en un criterio sólido en cuanto a práctica de intervención. Desde esta perspectiva, el expediente SEO debería articularse en tantos sudirectorios como macroprocesos de intervención se desarrollen con un alumno determinado, entendiendo por tales (macroprocesos) los que se inician con un proceso de evaluación, que se materializa como informe psicopedagógico (también dictamen de escolarización, en su caso) e implica la documentación que da soporte a la intervención (ACI, PTI según época) y toda aquella que hace referencia a los procesos de coordinación y de seguimiento de la intervención. Este macroproceso finaliza cuando, por el motivo que sea, se produce una nueva evaluación psicopedagógica que da lugar al inicio de un nuevo ciclo (macroproceso) de intervención.

Este criterio presenta muchas ventajas lógicas y de coherencia con la práctica, pero posiblemente sean estas sus mayores debilidades: puede ser útil como planteamiento teórico "ideal" (y podría ser un objetivo para la mejora de la intervención en el futuro), pero no resultan fácil de aplicar a la documentación realmente existente a día de hoy y en retrospectiva, ya que carecemos de la sistematicidad necesaria en la documentación actualmente digitalizada, lo que daría lugar, de aplicar ese criterio, a que en pocos expedientes se pudiera aplicar el criterio de forma satisfactoria.

Esto deja abierta la posibilidad a alternativas que tal vez no sean tan coherentes con un planteamiento como el anterior, pero que resultan más funcionales, aunque sólo lo sean como criterios organizativos a superar en el medio plazo. Me refiero a la distinción entre documentación relativa a los procesos de evaluación (Informes), documentación sobre programas de intervención (MAD) y documentación sobre actuaciones o intervenciones (fundamentalmente diversas formas de seguimiento y coordinación). Es esta una solución intermedia entre la tipológica (por los motivos que expliqué en su momento, no por ella en si misma) y la determinada por los macroprocesos; se ajusta suficientemente a la documentación realmente presente en los expedientes (en un número suficiente de ellos) y nos permite ir acercándonos a criterios de mayor coherencia entre la intervención y la organización de la documentación, de modo que la propia redefinición de ésta se pueda contemplar como objetivo de mejora de la actuación del SEO en un planteamiento de ajuste paulatino de ambas realidades basado no tanto en planteamientos "teóricos" como en las necesidades (y posibilidades) que derivan de (las exigencias y las posibilidades de) la práctica.

Este es el planteamiento llegado realmente a la práctica (a modo de prueba), que ha servido, además, de referente para el desarrollo de un DocAp de apoyo. De él me ocuparé con cierto detalle en una próxima entrada.