Expedientes

Expediente SEO digitalizado

Podemos empezar señalando las importantes carencias que presenta, aun hoy en día, la digitalización de la documentación que generan los SEO en su intervención específica con el alumnado, eso que podemos denominar aunque incorrectamente (en sentido estricto) expediente SEO. Incorrectamente porque el único expediente real es el que consta en el centro educativo en que se encuentra escolarizado el alumno, y porque, como mucho, se trata de una colección de documentos generados por el SEO respecto a ese alumno, que no un expediente (insisto) entre los que se incluyen, además de copias de los que también constan (prescriptivamente) en el expediente escolar (vg. informes y dictámenes), documentación de trabajo de uso personal de los profesionales de los SEO.

En cualquier caso se trata de documentación importante para la intervención de estos servicios y es necesario que esté convenientemente no sólo digitalizada (que lo está en parte), sino informatizada (que lo está muy parcialmente). La distinción digitalización vs informatización es importante, pero lo es más aun que ninguno de los dos procesos pueda considerarse resuelto a día de hoy.

El primero resulta básico para que se pueda alcanzar el segundo y aun no está plenamente resuelto en lo referente al seguimiento de actuaciones y el desarrollo de algunas de ellas en concreto, como todas las que tienen que ver con las entrevistas con las familias y (en gran medida) las reuniones (de seguimiento) de todo tipo. Aquí faltan recursos realmente funcionales para digitalizar la recogida de información, pero no sólo medios. Como alternativa sigue funcionando (y muy eficientemente) el recurso a la libreta de notas (y/o la agenda) sin que exista una alternativa digital realmente a la altura de las necesidades.

Aunque la falta de esta documentación es una limitación nada desdeñable en el proceso de digitalización, el de informatización presenta, además, sus propias carencias. Empezando (en este caso) por la ausencia (o limitación, si no queremos ser tan drásticos) de una cultura de análisis de datos que no sólo se observa en lo que al estudio de la documentación de los expedientes SEO se refiere, pero que es aquí muy sensible en lo que hace a sus consecuencias.

Tanto por lo primero, como por lo segundo (especialmente por lo segundo), creo que es necesario que nos planteemos como Servicio (EOE) establecer de forma consensuada una sistemática en la organización y el mantenimiento de esa documentación, primero como digitalización pero también con vistas a la informatización; esto es, al aprovechamiento de dicha documentación como fuente de información y estudio de la realidad sobre la que intervenimos y de la propia intervención. 

Es por ello que propongo crear un recurso que ayude a sistematizar la organización de la documentación que llamamos expedientes SEO para que, a partir de ella, sea posible el análisis y estudio de esta documentación. Este recurso adopta primeramente la forma de un DocAp, complejo, aunque es susceptible a otras formulaciones.

Este DocAp posiblemente no evite la persistencia de cierto desorden, pero ayudará a sistematizar la organización de los expedientes, además de facilitar, por ello, en cierta medida y a cierto nivel, el análisis de los datos contenidos en estos "expedientes".

La sistematización se concreta en el modelo de recogida de datos que se propone en el gestor del DocAp, por lo que cualquier modificación de los criterios de categorización que subyacen implica necesariamente la modificación de los formularios que concretan esa organización de la información. Y pueden existir múltiples razones para realidad estos cambios, con lo que es de esperar que sea necesario proceder a ello como consecuencia de las observaciones de las limitaciones que, sin duda, presenta la propuesta actual.

En ella opto por analizar la documentación inicial y final en función del soporte o tipo de documento y categorizar los documentos en función de tres variables de contenido: Actuaciones, Informes y MAD y, en paralelo y/o como subdivisión de las anteriores en categorías más cercanas al contenido de los propios documentos (entrevistas, observaciones, informes, PTI...). Repito e insisto: únicamente se trata de una propuesta que se sabe provisional (1)

En cuanto al mantenimiento de los expedientes, la mayor contribución de este DocAp es la creación de una ficha individual por alumno. Precisamente nació como herramienta para facilitar esta tarea, después de desarrollarla manualmente sobre un número suficiente de expedientes. Aunque los resultados son modestos, he comprobado que son satisfactorios en términos de ahorro de tiempo.

Finalmente, y también como último desarrollo del DocAp (es lo último que he implementado en él), he añadido un procedimiento para sistematizar la recogida de información que se concreta en la creación de una base de datos como fuente para el posterior análisis de los datos. Únicamente llego hasta este punto, ya que para mis fines actuales es suficiente, pero posiblemente no lo sea si se pretende utilizar como recurso con esta finalidad (de análisis) como objetivo principal (2).

También podría ser necesario enriquecer los procedimientos de análisis que se encuentran en el script de manejo del documento Ficha, a fin de mejorar la elaboración del documento Informe. Esta mejora implica crear sistemas de recogida de datos y análisis que no se plantean ahora, aunque la mera formulación del informe ya apunta a la conveniencia de este análisis.

En cuanto al funcionamiento del DocAp, aunque someramente, deseo plantear algunas cuestiones:

• El soporte de gestión (Gestor) utiliza el ya conocido recurso de asociar control-celda. Esto simplifica el funcionamiento del DocAp y justifica que se utilice Calc para el input.
• Lo mismo puede aplicarse al segundo componente (Ficha). Las celdas de Ficha a las que se trasladan los datos desde Gestor se asocian mediante procedimientos elementales Calc con otras celdas (vg. A1=B5), permitiendo simular la visualización del contenido en formato "ficha".
• El código OOo Basic no es novedoso, ya que se ha empleado en DocAp anteriores (3)
• Tanto en la creación de la base datos como en la ficha individual he reducido conscientemente la complejidad del análisis de los datos para eludir complicaciones que son de poca utilidad en estos momentos. No obstante una propuesta de trabajo real implica acordar a nivel de SEO la gestión y el tratamiento a dar a la información y, una vez acordado, proceder en consecuencia desarrollando los procedimientos de análisis que se ajusten a los objetivos que se establezcan.
• Algo similar se puede decir respecto al texto del documento Informe, como cabe esperar en función de la relación que existe entre éste y el resultado del análisis de los datos individuales. De hecho, en estos momentos con la implementación de este tercer componente en el DocAp sólo he pretendido ejemplificar un proceso complejo de uso de diferentes servicios LibreOffice, no avanzar en términos de análisis de datos.

Documentos

• Gestor
• Ficha
• Macro de formato para Informe.

NOTAS

(1) Más aun, animo a plantear colectivamente una propuesta de estructuración de los contenidos del expediente SEO. Aunque únicamente sea provisional (como lo es mi propuesta) aplicarlo de forma sistemática, prolongada en el tiempo y suficiente en frecuencia permitirá apreciar las ventajas que aporta esta sistematicidad y aportará datos para formular propuestas más sólidas en futuro.

(2) En ese caso es necesario definir a priori el tipo de análisis que interesa, a fin de identificar los datos necesarios y proceso de análisis a llevar a desarrollar. En esta línea estoy trabajando sobre un proyecto de análisis, pero no lo vinculo a este docap para hacerlo más sencillo y poder ofrecerlo desde ahora como recurso, sin esperar a la conclusión del proceso de revisión y sobre todo de análisis de resultados. Entendiendo las limitaciones que esto conlleva, prefiero que pueda ser de inmediata utilidad aunque provisional. Tiempo habrá, si es que resulta pertinente, de ofrecer una herramienta más potente en términos de análisis de datos; por ahora es suficiente que lo sea para la creación de documentos de expediente. 

(3) Podemos ver procedimientos complejos de este tipo en la sección [Procedimientos], pero aquí prefiero centrarme en lo que aportan los Documentos de este DocAp.

• Estos archivos se deberán descargar y copiar en la unidad D, directorio raíz. Cualquier cambio en esta ubicación implica modificar el código correspondiente.
• En esa ubicación se deberá crear una carpeta llamada Expedientes. En ella se guardan automáticamente las fichas individuales y se recomienda guardar manualmente los informes. Ambos se crean de forma automática según el funcionamiento del docap.
• En Gestor se deben cumplimentar TODOS los campos, no dando por cumplimentado ninguno, bien sea que aparezcan con un valor por defecto (0) o vacíos. No hacerlo provoca error en el funcionamiento del docap y su suspensión.
• La macro de formato para informe deberá ser copiada dentro del directorio IDE Mis macros, librería Standard y activada desde la misma de forma directa (Herramientas/Macros/Ejecutar macro)