Expedientes.

Expedientes SEO

Contenido y estructura

Que sea el devenir de la práctica quien defina el contenido de un expediente SEO no es una buena idea, aunque resulte ser la realidad predominante. De la estructura ya ni hablamos.

Simple pero real: así de sencillamente se han ido conformando los directorios que aquí estamos llamando de forma un tanto pomposa "expedientes SEO"; como mero devenir de un procedimiento tan simple como añadir a una carpeta ya creada un documento que elaboramos y cuya pervivencia nos parece de interés. Obviamente referido a un alumno, claro, que sin este "pequeño" detalle no estaríamos hablando de "expediente".

Resulta no menos obvio que por este camino no vamos a más parte que a crear una especie de ¿repositorio? de documentos al que difícilmente podremos llamar expediente con propiedad. Pero lo cierto es que así es como se han ido configurando esos expedientes y hora es que nos cuestionemos estas prácticas si es que queremos que los expedientes SEO den el salto de la digitalización a la informatización, lo que, [como sabemos], persigue dos objetivos: facilitar el acceso al contenido de los documentos del expediente y permitir el análisis de los datos que contienen esos documentos y que conforman los propios expedientes contenedores.

Para ello debemos afrontar una discusión como colectivo profesional, al menos a nivel de Servicio: qué documentos incluir en el expediente y cómo organizarlos.

Las respuestas a estas preguntas pueden ser muchas y opuestas, oposiciones que en el medio plazo pueden suponer la conformación de realidades muy diferentes de difícil compatibilidad, así que no son cuestiones de poca relevancia, especialmente cuando, como sabemos, la comunicación entre servicios es insoslayable. Aun así es lo que hay.

Y como no hay otra, lo que pretendo en esta entrada es explicitar mi punto de vista como contribución a la discusión que debe preceder a la toma de decisiones.

Mi principio es simple y sencillo de formular, a la vez que conservador: más vale que sobre que no que falte, que siempre hay tiempo para podar o posibilidad de soslayar determinado documento. Además el incremento de capacidad de almacenamiento de los sistemas informáticos actuales nos permiten (ahora) no ser tacaños. Realmente, las dos únicas limitaciones a la aplicación de este principio tan simple son, por una parte, la voluntad del profesional y qué publicidad considera admisible para determinadas informaciones o datos, y, por otra, de qué tecnologías disponemos para acceder funcional y eficientemente a los datos que contiene esa documentación teniendo en cuenta la posible diversidad de soportes.

Es por ello que resulta evidente que determinados documentos no ofrecen ninguna duda, mientras que otros previamente deben pasar el filtro de la previa digitalización funcional. Dentro de los primeros tenemos todos aquellos que ya forman parte de la colección de documentos de presencia prescriptiva en el expediente académico (informes, dictámenes, PTI...), pero no son éstos los que ofrecen ni duda ni dificultad de acceso; son todos aquellos que ni siquiera forman parte de los que manejamos en soporte digital. Y cuando mayor costumbre hay de manejarlos en soporte analógico, más dudas nos ofrece su incorporación al expediente, aunque algunos de ellos sean fácilmente identificables como relevantes y como fuentes de datos de interés.

Un ejemplo de ellos son (creo) las pruebas de evaluación, generalmente usadas en formato analógico (muchas veces por imposición de las comercializadoras) aunque su digitalización no ofrece hoy especial dificultad, e incluso deriva del uso de plataformas de corrección on-line. Aun contando con ambas circunstancias se observan fuertes reticencias a incorporar esta documentación digitalizada a los expedientes SEO (aunque sí se suelen archivar en papel en los expedientes analógicos); tal vez sea debido al peso de la costumbre, la misma que lleva a incorporar el informe en papel a dicho expediente analógico cuando ya está disponible en el expediente digital. Sea lo que sea, el peso relativamente menor que tiene este tipo de documentación en los expedientes digitales SEO evidencia la verdad de lo que afirmo.

Más discusión merece la incorporación sistemática de toda información relativa al alumno en particular que derive de actuaciones diversas no directamente relacionadas con el proceso de evaluación psicopedagógica. Tales pueden ser reuniones de la UO, reuniones con el profesorado en las que se hable de varios alumnos y no sólo de uno en concreto y otras actuaciones similares. En algunos casos la discusión incluye la ausencia de medio digital como soporte de recogida de la información, pero en otros no, ya que se elaboran actas usando el procesador de texto. Mi opinión al respecto sigue el criterio básico explicado al inicio: se deben extractar estos documentos o enlazar desde un soporte que recoja el registro de las actuaciones, pero de algún modo se debe poder hacer seguimiento y recopilación de datos asociado doblemente como tipo de actuación (vg. reuniones de la UO) y por su vinculación al expediente del alumno X.

Esto me lleva a una fuente de información polimórfica en todas sus dimensiones y controvertida en cuanto a su contenido: el seguimiento y recogida de datos de las actuaciones del profesional del SEO, ahora por lo que atañe al seguimiento de un alumno, pero en realidad en sentido general (aunque se puede acotar a determinado tipo de actuaciones). Éstas ofrecen distintas fuentes de complejidad, empezando por el soporte que usamos para registrarlas (cuando lo hacemos), la ausencia de unidad tanto en el soporte como en el contenido a reseñar y la sistematicidad vs. asistematicidad de su generación y mantenimiento.

Cierto que esta práctica tan frecuente como importante sigue siendo el reino del soporte analógico más simple (el cuaderno de notas), aunque se debe reconocer que lo es por una razón de peso: no existe una alternativa digital mejor. Cierto también que su digitalización, además de suponer un trabajo extra nada desdeñable, no ofrece garantías de ser ni funcional ni rentable. Pero es que además el propio carácter de "notas personales" hace que existan razones de mucho peso para que sea muy necesariamente objeto de discusión todo lo relacionado con estas cuestiones. Ni aun desde mi posición de "cuanto más mejor", me atrevo a no hacer aquí excepción o, como poco, matización importante que, a su vez, incrementa las dudas sobre la viabilidad y pertinencia de su digitalización: sólo se debería incorporar reseña simple y limitada de aquello que en la actuación realizada considere el profesional del SEO que resulta relevante para la intervención futura o su análisis. No es gran cosa, pero espero que sí sea suficiente.

Se viene atisbando en lo dicho hasta el momento que es necesario que el expediente cuente con un documento que recoja específicamente algo así como un listado de su contenido, además de ciertos datos relevantes sobre el alumno, sus contextos y sobre el conjunto de las actuaciones realizadas. Esta documentación se puede conformar de diferentes formas, una de ellas como para de una base de datos, pero la complejidad de este soporte (creación, mantenimiento y manejo) aconseja buscar fórmulas más sencillas, aun a costa de una menor potencia y de reducir su funcionalidad: interesa más la accesibilidad y la simplicidad del mantenimiento que una potencia y sofisticación que de poco va a servir al profesional, especialmente si, como es de esperar, el diseño y/o el mantenimiento corren de su cuenta (al menos el segundo se puede dar por seguro).

Y lindando con esta cuestión está (y queda por tratar) la de la organización o estructuración de la documentación.

La solución a esta cuestión no debe ser mera derivación del número de documentos, pero es casi inevitable que este factor cuente y mucho. El acceso y manejo de un expediente con pocos documentos no se beneficia de que presente una estructura correcta pero compleja; al contrario, se ven entorpecidos. Por el contrario, cuando un expediente cuenta con un número importante y diverso de de documentos, su organización facilita al menos la consulta "visual". Lo que no tengo tan claro es que también la automatización del acceso, consulta y obtención de datos. Y por ello, de momento, aquí me detengo, ya que lo que es beneficioso para una estrategia (y una tecnología) puede ser contraproducente para otra preferible en el futuro. En todo caso también queda pendiente plantear el tema de la automatización de la generación y mantenimiento de dicha estructura.

Pero si nos limitamos al aquí y ahora, y damos por buena la diferenciación en función del volumen documental, un uso de los expedientes como el actual, basado en la visualización directa, parece beneficiarse de una mínima estructuración y me parece que la más sencilla (y en el peor de los casos más fácilmente modificable, incluso reversible) es aquella que diferencia dos o tres bloques: INFORMES, con una subcarpeta para PRUEBAS y MAD, con dos subcarpetas, una DOCUMENTOS (PTI y derivados) y ACTUACIONES. Una alternativa puede ser aquella que mantiene la primera y divide la segunda en MAD y ACTUACIONES, conformado así tres subdirectorios. Es una propuesta, pero sinceramente debo reconocer que aun provisional.